Beiträge

So erstellen Sie eine sinnvolle Prozessbeschreibung

Werkzeug –


Jeder Prozess im Unternehmen sollte in irgendeiner Weise aufgezeichnet werden. Insofern ist es insbesondere bei Prozessverbesserungen sowie bei der Beseitigung von Qualitätsmängeln notwendig solche Aufzeichnungen zu besitzen. Daher empfehlen wir unseren Kunden die Erstellung einer Prozessbeschreibung, nach einem bestimmten Muster für alle Produktionsprozesse. Diese Beschreibungen schaffen Transparenz sowie Verständnis für Prozesszusammenhänge und erzeugen Qualität in der Ausführung. Alle involvierten Mitarbeiter werden bei der Erstellung der Beschreibungen zwingend beteiligt. Dies führt zu einer praxisnahen Beschreibung und fördert die Akzeptanz der Mitarbeiter durch ihre Selbstbeteiligung. Die Beschreibungen müssen regelmäßig auf ihre Aktualität überprüft werden. Die Verwendung eines standardisierten Musters ermöglicht es dabei auch neue Prozesse schneller erfassen zu können.

Im ersten Schritt muss festgelegt werden, für was die Prozessbeschreibungen verwendet werden. Wird eine Modellierung für eine Strategische Analyse und Planung benötigt, dann reichen allgemeine Beschreibungen der Prozesse. Wird eine Modellierung für eine Prozessverbesserung benötigt, dann müssen Prozesse detailliert beschrieben werden (z. B. IT-gestützte Automatisierung von Prozessen).

Erstellung Prozesskette – Kundenbestellung

Erstellung Prozessbeschreibung – Kundenbestellung

Bevor die einzelnen Prozesse beschrieben werden, muss der zweck der Arbeitsanweisung festgelegt werden. Im Falle für dieses Beispiel ist der Zweck die Beschreibung der Prozesskette von der Kundenbestellung bis zur Auslieferung.

1) Der Kunde gibt eine Bestellung ab (E-Mail, Online-Shop).

2) Überprüfung der Bestellung auf ihre Vollständigkeit, sowie der Solvenz des Kunden.

3) Überprüfung der entsandenen Unklarheiten.

4) Liegt die Ware der Bestellung auf dem Lager?

5) Gegebenenfalls Bestellung nicht vorhandener Waren.

6) Kommisionierung der Waren.

7) Fakturierung des Auftrages sowie Rechnungserstellung.

8) Vorbereitung & Durchführung der Lieferung.

Zuordnung der Verantwortlichkeiten – Kundenbestellung

Im letzten Schritt werden den einzelnen Prozessen die Personen zugeordnet die verantwortlich sind. So dass die fertige Prozessbeschreibung wie folgt aussieht:

Im Zuge einer Optimierung könnte beispielsweise die Lagerüberprüfung (4) eliminiert werden und eine automatische Überprüfung während der Bestellung durchgeführt werden. Daraus resultiert eine schnellere Bestellung fehlender Waren, wobei die Kundenzufriedenheit gesteigert wird. Ebenso kann der Solvenzcheck des Kunden entfallen (2), der von nun an während des Bestellprozesses durchgeführt wird.

Sollten Sie nicht genügend Zeit haben, um ihre Unternehmensprozesse zu analysieren und zu verbessern oder eine externe Meinung benötigen, dann verlassen sie sich auf Profis – wie uns… accompana Unternehmensberatung – wir begleiten Sie bei der Erstellung einer sinnvollen Prozessbeschreibung!

Seien Sie auch bei dem nächsten Blog, der Serie Prozesse dabei um zu erfahren welche Prozesse als erstes verbessert werden sollten!

 


„PRAGMATISCH.
AN IHRER SEITE.“

Strategisch und umsetzungsstark

Keine Schwachstellen? – Visualisieren Sie Ihre Prozesse

Werkzeug –

Unternehmensprozesse sind meist durch viele Unterprozesse charakterisiert. Diese Unterprozesse sind die Grundlage einer vollständigen Prozessvisualisierung des Endprozesses. Um Prozesse generell verbessern zu können müssen diese Unterprozesse bekannt sein. Nur dann ist es möglich, die Prozesse im Unternehmen effizienter gestalten zu können. Auch wenn dies zunächst ein enormer Arbeitsaufwand ist, können sich enorme Verbesserungspotenziale entwickeln. Die Feststellung der Unterprozesse bedarf der Kenntnis welche Prozessinhalte enthalten sind, wie der Ablauf des Prozesses ist sowie deren Reihenfolge. Zusätzlich müssen alle an dem Prozess beteiligte Mitarbeiter inhaltlich über den Gesamtprozess Bescheid wissen. Die einfachste und effektivste Möglichkeit stellt hierbei eine Prozessvisualisierung durch Prozessgrafiken dar. Ein inhaltliches Verständnis des Prozesses kann im Bedarfsfall, durch eine Visualisierung schnell und präzise vermittelt werden.

I) Prozessvisualisierung: Visualisieren Sie die Arbeitsprozesse Ihrer Mitarbeiter

Fehler am Arbeitsplatz lassen sich oftmals auf irrationales menschliches Verhalten zurückführen. Menschen machen immer Fehler, bei der Arbeitsablaufvisualisierung geht es vielmehr darum Fehler zu erkennen und Prozesse im Ablauf untereinander zu verbessern. Um Schwachstellen eines Arbeitsplatzes aufzuspüren müssen alle Bewegungen in ihrer exakten Reihenfolge abgebildet werden. Die Länge der Pfeile gibt die etwaige Entfernung vom Arbeitsplatz zum jeweiligen Arbeitsbereich wieder. Im Beispiel wäre eine Optimierung zwischen Schritt 4-7 möglich, da der Mitarbeiter seine Werkzeuge ablegt, neue Arbeitsmaterialien besorgt, Werkzeuge wiederaufnimmt und zu Maschine B geht.

 

II) Prozessvisualisierung: Visualisieren Sie Ihre Materialflüsse

In der nächsten Prozessgrafik sind die Materialströme ebenfalls in ihren maßstäblichen Abständen und deren Reihenfolge abgebildet. In diesem Beispiel sind Optimierungen nicht ersichtlich da die Reihenfolge der Ströme auf dem kürzesten Weg erfolgt.

Wie im Beispiel ersichtlich ist, kann Optimierungsbedarf entweder aus Arbeitsprozessen oder aus Materialströmen offengelegt werden. Der Idealfall für zukünftige schlanke sowie effiziente Prozesse liegt vor, wenn in beiden Prozessarten Verbesserungen durchgeführt werden können. Natürlich sind diese Analysen sehr zeitaufwendig, allerdings zahlen sich Prozessverbesserungen in den meisten Fällen aus. Sollten Sie nicht genügend Zeit haben, um ihre Unternehmensprozesse zu analysieren und zu verbessern oder eine externe Meinung benötigen, dann verlassen sie sich auf Profis – wie uns… accompana Unternehmensberatung – wir begleiten Sie in der Prozessvisualisierung!

Seien Sie auch bei dem nächsten Blog der Serie Prozesse dabei um ihre Unternehmensprozesse kontinuierlich zu verbessern!

 

 


„PRAGMATISCH.
AN IHRER SEITE.“

Strategisch und umsetzungsstark

Unsere Neue Blogserie – Unternehmensprozesse!


Unser kostenloser Service für Sie …

Lesen Sie wöchentlich neue und interessante Beiträge in den Themengebieten: Prozesse, Geschäftsentwicklung, Marktpositionierung, Potenzialanalyse sowie Digitalisierung. Diese Beiträge sollen Ihnen einen Einblick in unsere Arbeit liefern und erste Unterstützung für Ihr Unternehmen sein. Freuen Sie sich auf interessante, sinnvolle und nützliche Werkzeuge und Best-Practice Beispiele.

In dieser Blog-Serie „Prozesse“ befassen wir uns mit folgenden Themen:

  1. Keine Schwachstellen? – Visualisieren Sie Ihre Prozesse
  2. So verbessern Sie Prozesse kontinuierlich weiter
  3. Pareto-Analyse – Erkennen Sie Fehler mit den größten Auswirkungen
  4. Fehler-Prozess-Matrix – Fehler frühzeitig aufspüren!
  5. So erstellen Sie eine sinnvolle Prozessbeschreibung
  6. Null-Fehler-Toleranz – Welche Prozesse verbessere ich als Erstes?
  7. Der Kreislauf einer Prozessoptimierung
  8. So erkennen Sie Brüche im Ablauf
  9. Prozessmanagement – So finden Sie die passendsten Kennzahlen

Bei Interesse an einer Zusammenarbeit kontaktieren Sie uns gerne über unsere Website, per E-Mail, als auch telefonisch unter der 07131-152 33 33.

Wir freuen uns auf Sie! Verlassen sie sich auf Profis – wie uns – wir begleiten Sie!

 


„PRAGMATISCH.
AN IHRER SEITE.“

Strategisch und umsetzungsstark