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Der Kreislauf einer Prozessoptimierung

– Theorie


Prozessoptimierung reduziert nicht nur Kosten, Optimierungen können ebenfalls die Mitarbeitermotivation und -bindung verbessern. Allerdings benötigen Optimierungen Struktur, Akzeptanz und daher den Einsatz von Überzeugungskraft um diese Effekte gemeinsam erreichen zu können. Denn ohne die Akzeptanz der Mitarbeiter werden Projekte zur Prozessoptimierung erschwert. Verfolgen Sie diese fünf Schritte um den Ablauf einer Prozessoptimierung ohne Komplikationen durchführen zu können und einen geschlossenen Kreislauf zu erschaffen:

  1. Der Beginn eines Prozessoptimierungsprozesses kann Ihr Mitarbeiter sein, der eine Idee als Experte seiner Arbeit entwickelt hat. Um Ihren Mitarbeiter weiter einzubinden und sein Expertenwissen zu nutzen, lassen Sie ihn unter Ihrer Führung eine Dokumentation der Optimierung erstellen.
  2. Im nächsten Schritt beseitigen Sie Unklarheiten durch die Zusammenarbeit mit Ihrem Mitarbeiter. Nun sind sie in der Lage Ihre Optimierung eindeutig und effizient beschreiben zu können.
  3. Für die weitere Planung, müssen die benötigten Ressourcen festgelegt werden, die zukünftige Qualitätsveränderung bekannt sein sowie die Kenntnis über zu eliminierende Schnittstellen vorhanden sein. Die Reduktion von Schnittstellen vermindert das Fehlerpotenzial. Beachten Sie jedoch den finanziellen Einsatz für die Optimierung und stellen die errechnete Ertragssteigerung dem gegenüber.
  4. Die Durchsetzung der Optimierung erfordert immer eine Rücksprache mit den Verantwortlichen. Die Akzeptanz aller Beteiligten kann nur durch die gezielte Kommunikation der geplanten Prozessverbesserungen erreicht werden.
  5. Nun können Sie problemlos Ihre Optimierung umsetzen. Achten Sie hierbei darauf, dass alle betroffenen Mitarbeiter über die Umsetzung bescheid wissen. Dabei ist es ratsam den Ideengeber vor den Mitarbeitern zu würdigen, um auch hier eine Akzeptanzsteigerung bei den Beteiligten hervorzurufen.

Der Kreislauf einer Prozessoptimierung:

 

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Null-Fehler-Toleranz – Welche Prozesse verbessere ich als Erstes?

Werkzeug –


Null-Fehler-Toleranz bedeutet alle Fehler die in einem Unternehmen/Prozess vorhanden sind, irgendwann zu beseitigen. Insbesondere bei Prozessen mit hohem Fehlerpotenzial kann es schwierig sein, festzulegen welche Fehler zuerst beseitigt werden sollen. Auch hier gilt das Prinzip „möglichst schnell einen messbaren Erfolg zu generieren“. Wählen sie daher zunächst nur Projekte aus, die einfach realisierbar sind und hohes Erfolgspotential versprechen. Insbesondere der Erfolgsdruck kann somit minimiert werden, um folglich die Fortsetzung der Optimierung garantieren zu können. Aber um diese Projekte erkennen zu können, bedarf es einer Analyse die mit den folgenden drei Schritten näher erläutert wird.

Vorgehensweise nach der Null-Fehler-Toleranz Methode

  1. Zunächst müssen alle Prozesse identifiziert werden, die in Zukunft optimiert werden sollen. Danach können die Kosten gemessen werden, die die fehlerhaften Prozesse verursachen. Diese Kosten können zum Beispiel aufgrund von Abweichungen, Rückrufen, Mitarbeitervorschlägen oder Reklamationen ermittelt werden.
  2. Im nächsten Schritt erstellen Sie ein Schema in dem Sie Ihre Projekte nach ihrem Realisierungs- und Verbesserungspotential einordnen. Beachten Sie dabei an welcher Stelle hohe Kosten durch Abweichungen entstehen, die Kundenzufriedenheit beeinflusst wird und genügend Fachkräfte für die Projektumsetzung zur Verfügung stehen.
  3. Der letzte Schritt umfasst die Darstellung des Prozesses, in den meisten Fällen sind bereits Prozess-Handbücher vorhanden, allerdings entstehen von Zeit zu Zeit Abweichungen die in den alten Dokumentationen nicht vorhanden sind, darüber hinaus bestehen meist Unterschiede zwischen theoretischer und praktischer Umsetzung. Daher sollten die dokumentierten Prozesse an die Realität angepasst und aktualisiert werden. Die beste Möglichkeit von Dokumentationen sind Visualisierungen, bei denen die Prozesse und Einflussfaktoren abgebildet werden, um folglich Fehler erkennen zu können.

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So verbessern Sie Prozesse kontinuierlich weiter

Werkzeug –


Kontinuierliche Verbesserungsprozesse (KVP)

Es existieren diverse Möglichkeiten um Schwachstellen und Probleme in Unternehmen zu erkennen und diese zu beseitigen. Ein oft genutztes Instrument ist die Einführung von KVPs – kontinuierliche Verbesserungsprozesse. Bei einem KVP handelt es sich um ein nicht endliches Instrument, da Probleme und Schwachstellen welche optimierungspotential bieten, im Unternehmen immer vorhanden sind.

Die Einführung von KVPs führt zu einer Entfaltung von deutlichen Vorteilen auf der Mitarbeiterebene. Das Potential einer zunehmenden Mitarbeitermotivation, durch einen direkten Einbezug und einer erhöhten Transparenz ist die treibende Kraft eines KVP. Dies erhöht nicht nur die Wertschöpfung des Unternehmens, sondern verbessert auch die Ausfall- und Verschwendungsraten.

Mitarbeiter- versus Expertengetragene KVPs

Eine erfolgreiche Implementierung eines KVPs in die Unternehmenskultur, bedarf der Wahl einer zielführenden und auf den Prozess/ das Unternehmen zugeschnittenen KVP. Die zwei meistgenutzten Formen: Mitarbeiter- und Expertengetragene KVPs. Expertengetragene KVPs sind getrieben durch komplexe Probleme die von Spezialisten gelöst werden sollen. Experten können aber nicht nur externe Spezialisten sein. So ist ein Mitarbeiter der täglich dieselben Tätigkeiten durchführt ein Experte auf seinem Gebiet. Scheuen sie sich nicht vor dem Einsatz von externen Beratern sollten die nötigen Kompetenzen im Unternehmen nicht vorhanden sein. Für die Umsetzung involvieren sie alle betroffenen Personen, stellen Sie diese Mitarbeiter von Ihrer Arbeit frei, messen Sie den Ist-Zustand und stellen Sie einen Moderator zur Verfügung.

Mitarbeitergetragene KVPs zielen insbesondere auf Verbesserungen im Arbeitsbereich durch regelmäßige Gruppengespräche ab. Hierbei steigt die Motivation der Mitarbeiter enorm durch eine direkte Beteiligung von der Erkennung des Problems bis zur Lösung. Durch die direkte Beteiligung der Mitarbeiter und dem gestiegenen Interesse, wird die Ideenumsetzung deutlich verkürzt.

Erstellen Sie einen an Ihr Unternehmen angepassten KVP-Leitfaden, den Sie in Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern erarbeiten. Die Involvierung der Mitarbeiter ermöglicht eine bessere Umsetzung des Leitfadens. Integrieren Sie Ihren KVP-Leitfaden in das Unternehmensumfeld, um ihre Mitarbeiter zu motivieren Probleme selbstständig zu erkennen und Lösungen zu finden. Kommunizieren Sie erfolgreiche Problemlösungen und belohnen Sie ihre Mitarbeiter.

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Keine Schwachstellen? – Visualisieren Sie Ihre Prozesse

Werkzeug –

Unternehmensprozesse sind meist durch viele Unterprozesse charakterisiert. Diese Unterprozesse sind die Grundlage einer vollständigen Prozessvisualisierung des Endprozesses. Um Prozesse generell verbessern zu können müssen diese Unterprozesse bekannt sein. Nur dann ist es möglich, die Prozesse im Unternehmen effizienter gestalten zu können. Auch wenn dies zunächst ein enormer Arbeitsaufwand ist, können sich enorme Verbesserungspotenziale entwickeln. Die Feststellung der Unterprozesse bedarf der Kenntnis welche Prozessinhalte enthalten sind, wie der Ablauf des Prozesses ist sowie deren Reihenfolge. Zusätzlich müssen alle an dem Prozess beteiligte Mitarbeiter inhaltlich über den Gesamtprozess Bescheid wissen. Die einfachste und effektivste Möglichkeit stellt hierbei eine Prozessvisualisierung durch Prozessgrafiken dar. Ein inhaltliches Verständnis des Prozesses kann im Bedarfsfall, durch eine Visualisierung schnell und präzise vermittelt werden.

I) Prozessvisualisierung: Visualisieren Sie die Arbeitsprozesse Ihrer Mitarbeiter

Fehler am Arbeitsplatz lassen sich oftmals auf irrationales menschliches Verhalten zurückführen. Menschen machen immer Fehler, bei der Arbeitsablaufvisualisierung geht es vielmehr darum Fehler zu erkennen und Prozesse im Ablauf untereinander zu verbessern. Um Schwachstellen eines Arbeitsplatzes aufzuspüren müssen alle Bewegungen in ihrer exakten Reihenfolge abgebildet werden. Die Länge der Pfeile gibt die etwaige Entfernung vom Arbeitsplatz zum jeweiligen Arbeitsbereich wieder. Im Beispiel wäre eine Optimierung zwischen Schritt 4-7 möglich, da der Mitarbeiter seine Werkzeuge ablegt, neue Arbeitsmaterialien besorgt, Werkzeuge wiederaufnimmt und zu Maschine B geht.

 

II) Prozessvisualisierung: Visualisieren Sie Ihre Materialflüsse

In der nächsten Prozessgrafik sind die Materialströme ebenfalls in ihren maßstäblichen Abständen und deren Reihenfolge abgebildet. In diesem Beispiel sind Optimierungen nicht ersichtlich da die Reihenfolge der Ströme auf dem kürzesten Weg erfolgt.

Wie im Beispiel ersichtlich ist, kann Optimierungsbedarf entweder aus Arbeitsprozessen oder aus Materialströmen offengelegt werden. Der Idealfall für zukünftige schlanke sowie effiziente Prozesse liegt vor, wenn in beiden Prozessarten Verbesserungen durchgeführt werden können. Natürlich sind diese Analysen sehr zeitaufwendig, allerdings zahlen sich Prozessverbesserungen in den meisten Fällen aus. Sollten Sie nicht genügend Zeit haben, um ihre Unternehmensprozesse zu analysieren und zu verbessern oder eine externe Meinung benötigen, dann verlassen sie sich auf Profis – wie uns… accompana Unternehmensberatung – wir begleiten Sie in der Prozessvisualisierung!

Seien Sie auch bei dem nächsten Blog der Serie Prozesse dabei um ihre Unternehmensprozesse kontinuierlich zu verbessern!

 

 


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Unsere Neue Blogserie – Unternehmensprozesse!


Unser kostenloser Service für Sie …

Lesen Sie wöchentlich neue und interessante Beiträge in den Themengebieten: Prozesse, Geschäftsentwicklung, Marktpositionierung, Potenzialanalyse sowie Digitalisierung. Diese Beiträge sollen Ihnen einen Einblick in unsere Arbeit liefern und erste Unterstützung für Ihr Unternehmen sein. Freuen Sie sich auf interessante, sinnvolle und nützliche Werkzeuge und Best-Practice Beispiele.

In dieser Blog-Serie „Prozesse“ befassen wir uns mit folgenden Themen:

  1. Keine Schwachstellen? – Visualisieren Sie Ihre Prozesse
  2. So verbessern Sie Prozesse kontinuierlich weiter
  3. Pareto-Analyse – Erkennen Sie Fehler mit den größten Auswirkungen
  4. Fehler-Prozess-Matrix – Fehler frühzeitig aufspüren!
  5. So erstellen Sie eine sinnvolle Prozessbeschreibung
  6. Null-Fehler-Toleranz – Welche Prozesse verbessere ich als Erstes?
  7. Der Kreislauf einer Prozessoptimierung
  8. So erkennen Sie Brüche im Ablauf
  9. Prozessmanagement – So finden Sie die passendsten Kennzahlen

Bei Interesse an einer Zusammenarbeit kontaktieren Sie uns gerne über unsere Website, per E-Mail, als auch telefonisch unter der 07131-152 33 33.

Wir freuen uns auf Sie! Verlassen sie sich auf Profis – wie uns – wir begleiten Sie!

 


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