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Der Kreislauf einer Prozessoptimierung

– Theorie


Prozessoptimierung reduziert nicht nur Kosten, Optimierungen können ebenfalls die Mitarbeitermotivation und -bindung verbessern. Allerdings benötigen Optimierungen Struktur, Akzeptanz und daher den Einsatz von Überzeugungskraft um diese Effekte gemeinsam erreichen zu können. Denn ohne die Akzeptanz der Mitarbeiter werden Projekte zur Prozessoptimierung erschwert. Verfolgen Sie diese fünf Schritte um den Ablauf einer Prozessoptimierung ohne Komplikationen durchführen zu können und einen geschlossenen Kreislauf zu erschaffen:

  1. Der Beginn eines Prozessoptimierungsprozesses kann Ihr Mitarbeiter sein, der eine Idee als Experte seiner Arbeit entwickelt hat. Um Ihren Mitarbeiter weiter einzubinden und sein Expertenwissen zu nutzen, lassen Sie ihn unter Ihrer Führung eine Dokumentation der Optimierung erstellen.
  2. Im nächsten Schritt beseitigen Sie Unklarheiten durch die Zusammenarbeit mit Ihrem Mitarbeiter. Nun sind sie in der Lage Ihre Optimierung eindeutig und effizient beschreiben zu können.
  3. Für die weitere Planung, müssen die benötigten Ressourcen festgelegt werden, die zukünftige Qualitätsveränderung bekannt sein sowie die Kenntnis über zu eliminierende Schnittstellen vorhanden sein. Die Reduktion von Schnittstellen vermindert das Fehlerpotenzial. Beachten Sie jedoch den finanziellen Einsatz für die Optimierung und stellen die errechnete Ertragssteigerung dem gegenüber.
  4. Die Durchsetzung der Optimierung erfordert immer eine Rücksprache mit den Verantwortlichen. Die Akzeptanz aller Beteiligten kann nur durch die gezielte Kommunikation der geplanten Prozessverbesserungen erreicht werden.
  5. Nun können Sie problemlos Ihre Optimierung umsetzen. Achten Sie hierbei darauf, dass alle betroffenen Mitarbeiter über die Umsetzung bescheid wissen. Dabei ist es ratsam den Ideengeber vor den Mitarbeitern zu würdigen, um auch hier eine Akzeptanzsteigerung bei den Beteiligten hervorzurufen.

Der Kreislauf einer Prozessoptimierung:

 

Sollten Sie nicht genügend Zeit haben, um ihre Unternehmensprozesse zu analysieren und zu verbessern oder eine externe Meinung benötigen, dann verlassen sie sich auf Profis – wie uns… accompana Unternehmensberatung – wir begleiten Sie in allen Instanzen der Prozessverbesserung!

Seien Sie auch bei dem nächsten Blog, der Serie Prozesse dabei um zu erfahren wie Prozessbrüche erkannt werden können!


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So erstellen Sie eine sinnvolle Prozessbeschreibung

Werkzeug –


Jeder Prozess im Unternehmen sollte in irgendeiner Weise aufgezeichnet werden. Insofern ist es insbesondere bei Prozessverbesserungen sowie bei der Beseitigung von Qualitätsmängeln notwendig solche Aufzeichnungen zu besitzen. Daher empfehlen wir unseren Kunden die Erstellung einer Prozessbeschreibung, nach einem bestimmten Muster für alle Produktionsprozesse. Diese Beschreibungen schaffen Transparenz sowie Verständnis für Prozesszusammenhänge und erzeugen Qualität in der Ausführung. Alle involvierten Mitarbeiter werden bei der Erstellung der Beschreibungen zwingend beteiligt. Dies führt zu einer praxisnahen Beschreibung und fördert die Akzeptanz der Mitarbeiter durch ihre Selbstbeteiligung. Die Beschreibungen müssen regelmäßig auf ihre Aktualität überprüft werden. Die Verwendung eines standardisierten Musters ermöglicht es dabei auch neue Prozesse schneller erfassen zu können.

Im ersten Schritt muss festgelegt werden, für was die Prozessbeschreibungen verwendet werden. Wird eine Modellierung für eine Strategische Analyse und Planung benötigt, dann reichen allgemeine Beschreibungen der Prozesse. Wird eine Modellierung für eine Prozessverbesserung benötigt, dann müssen Prozesse detailliert beschrieben werden (z. B. IT-gestützte Automatisierung von Prozessen).

Erstellung Prozesskette – Kundenbestellung

Erstellung Prozessbeschreibung – Kundenbestellung

Bevor die einzelnen Prozesse beschrieben werden, muss der zweck der Arbeitsanweisung festgelegt werden. Im Falle für dieses Beispiel ist der Zweck die Beschreibung der Prozesskette von der Kundenbestellung bis zur Auslieferung.

1) Der Kunde gibt eine Bestellung ab (E-Mail, Online-Shop).

2) Überprüfung der Bestellung auf ihre Vollständigkeit, sowie der Solvenz des Kunden.

3) Überprüfung der entsandenen Unklarheiten.

4) Liegt die Ware der Bestellung auf dem Lager?

5) Gegebenenfalls Bestellung nicht vorhandener Waren.

6) Kommisionierung der Waren.

7) Fakturierung des Auftrages sowie Rechnungserstellung.

8) Vorbereitung & Durchführung der Lieferung.

Zuordnung der Verantwortlichkeiten – Kundenbestellung

Im letzten Schritt werden den einzelnen Prozessen die Personen zugeordnet die verantwortlich sind. So dass die fertige Prozessbeschreibung wie folgt aussieht:

Im Zuge einer Optimierung könnte beispielsweise die Lagerüberprüfung (4) eliminiert werden und eine automatische Überprüfung während der Bestellung durchgeführt werden. Daraus resultiert eine schnellere Bestellung fehlender Waren, wobei die Kundenzufriedenheit gesteigert wird. Ebenso kann der Solvenzcheck des Kunden entfallen (2), der von nun an während des Bestellprozesses durchgeführt wird.

Sollten Sie nicht genügend Zeit haben, um ihre Unternehmensprozesse zu analysieren und zu verbessern oder eine externe Meinung benötigen, dann verlassen sie sich auf Profis – wie uns… accompana Unternehmensberatung – wir begleiten Sie bei der Erstellung einer sinnvollen Prozessbeschreibung!

Seien Sie auch bei dem nächsten Blog, der Serie Prozesse dabei um zu erfahren welche Prozesse als erstes verbessert werden sollten!

 


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Unsere Neue Blogserie – Unternehmensprozesse!


Unser kostenloser Service für Sie …

Lesen Sie wöchentlich neue und interessante Beiträge in den Themengebieten: Prozesse, Geschäftsentwicklung, Marktpositionierung, Potenzialanalyse sowie Digitalisierung. Diese Beiträge sollen Ihnen einen Einblick in unsere Arbeit liefern und erste Unterstützung für Ihr Unternehmen sein. Freuen Sie sich auf interessante, sinnvolle und nützliche Werkzeuge und Best-Practice Beispiele.

In dieser Blog-Serie „Prozesse“ befassen wir uns mit folgenden Themen:

  1. Keine Schwachstellen? – Visualisieren Sie Ihre Prozesse
  2. So verbessern Sie Prozesse kontinuierlich weiter
  3. Pareto-Analyse – Erkennen Sie Fehler mit den größten Auswirkungen
  4. Fehler-Prozess-Matrix – Fehler frühzeitig aufspüren!
  5. So erstellen Sie eine sinnvolle Prozessbeschreibung
  6. Null-Fehler-Toleranz – Welche Prozesse verbessere ich als Erstes?
  7. Der Kreislauf einer Prozessoptimierung
  8. So erkennen Sie Brüche im Ablauf
  9. Prozessmanagement – So finden Sie die passendsten Kennzahlen

Bei Interesse an einer Zusammenarbeit kontaktieren Sie uns gerne über unsere Website, per E-Mail, als auch telefonisch unter der 07131-152 33 33.

Wir freuen uns auf Sie! Verlassen sie sich auf Profis – wie uns – wir begleiten Sie!

 


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