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Prozessmanagement – So finden Sie die passenden Prozesskennzahlen

– Theorie


Kennzahlen liefern objektive Nachweise über den Ist-Zustand eines Unternehmens oder bestimmten Prozessen. Prozesse im Unternehmen unterliegen meist vielen Veränderungen durch in- und externe Faktoren, daher ist es ratsam insbesondere im Prozessmanagement geeignete Kennzahlen zu nutzen. Nur, weil die Durchlaufzeit in der Produktion hervorragend ist, bedeutet das nicht das der Kunde automatisch zufrieden ist. Wenn die Bestellung 5 Tage im Bestellsystem stecken bleibt, nützt auch die schnellste Durchlaufzeit in der Produktion nichts. Achten Sie daher auf ganzheitliche Prozesskennzahlen. Der Einsatz von Kennzahlen bietet diverse Vorteile, so liefern diese die Möglichkeit schnell reagieren zu können, Vergleiche durchzuführen, die Auswirkungen von Maßnahmen zu erkennen, Faktenorientierung und die frühzeitige Erkennung von Trends.

Aussagekräftige Prozesskennzahlen werden generiert, wenn die Prozessmerkmale – Performance, Qualität, Ressourcen und Kosten – beachtet werden. Achten Sie insbesondere darauf das die vier Prozessmerkmale mit jeweils drei bis fünf Kennzahlen pro Merkmal zu befüllen sind.

ACHTUNG Visualisierung von Prozesskennzahlen!

Auch bei Kennzahlen gilt das Prinzip der Visualisierung. Kennzahlen mit denen Ihre Mitarbeiter nichts anfangen können bringen genau so viel wie keine Kennzahlen zu haben. Daher stellen Sie Ihre Kennzahlen – sofern es möglich ist – in Form von Diagrammen dar. Ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern die Prozesse und den Output zu erkennen mittels Plan/Ist Werten, den Vergleich zu Vergangenheitswerten und der Ablesbarkeit von Tendenzen. Manchmal ist weniger mehr! Verschwenden Sie keine Zeit zur Ermittlung von Kennzahlen welche keinen Sinn für Ihr Unternehmen haben und gar nicht nutzen. Sobald die Kennzahlen bekannt sind, müssen Spielräume festgelegt werden die Orientierung geben und nach denen gehandelt werden muss.

Die Ergebnisse eines Prozesses sind nur so gut wie deren Messbarkeit!

Sollten Sie nicht genügend Zeit haben, um ihre Unternehmensprozesse zu analysieren und zu verbessern oder eine externe Meinung benötigen, dann verlassen sie sich auf Profis – wie uns… accompana Unternehmensberatung – wir begleiten Sie bei der Einführung der wichtigsten Prozesskennzahlen!


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Fehler-Prozess-Matrix – Fehler frühzeitig aufspüren!

Werkzeug –


Im Unternehmensumfeld sind Fehler oftmals nur schwer bzw. sehr spät zu erkennen. Um diese Zeitspanne verringern zu können, ist der Einsatz einer Fehler-Prozess-Matrix ein nützliches Werkzeug. Hierbei können Kosten durch diese zeitliche Verringerung reduziert werden. Im Gegensatz zu einer Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA) bietet die Fehler-Prozess-Matrix die Möglichkeit finanzielle Folgen zu bewerten und sich an der Vermeidung von Fehlern beim Endkunden anstatt bei der Entstehung zu orientieren. Dieses Bewertungs-Instrument ist einfach verständlich, kann mit geringem Aufwand erstellt werden und ist damit ein beliebtes und erfolgreiches Werkzeug um Fehler aufzudecken. Viele Konzerne nutzen diese  Methode sehr erfolgreich. Aber die Einfachheit dieses Instrumentes erlaubt es dagegen auch kleineren Unternehmen diese Methode zu nutzen.

Datenerfassung einer erfolgreichen Fehler-Prozess-Matrix

Wie setzen Sie dieses Instrument in Ihrem Unternehmen erfolgreich ein? Als erstes werden alle Daten erfasst die notwendig sind. Nutzen Sie bereits ein FMEA dann können Sie die notwendigen Daten hieraus entnehmen. Sollte kein FMEA vorhanden sein, erheben Sie die Daten durch Interviews mit Ihren Mitarbeitern. Dabei müssen die Art der Fehler die auftreten können, deren Häufigkeit, wer diese Fehler entdecken kann und welche vorgelagerten Fehler entdeckt werden können, ermittelt werden.

Vorgehensweise einer erfolgreichen Fehler-Prozess-Matrix

I) Im Ersten Schritt werden alle Prozesse und deren Prüfungen aufgelistet.II) Als nächstes geben Sie die Fehler für jeden Prozess an.III) Jedem Fehler wird eine Eintrittswahrscheinlichkeit zugeordnet.

[1=geringe; 10 = hohe Wahrscheinlichkeit (Rote Felder)]

IV) Jedem Fehler wird nun die Entdeckungswahrscheinlichkeit zugeordnet.

[1=Fehler immer entdeckt; 10=Fehler nie entdeckt (Grüne Felder)]V) Im Folgenden werden in- und externe Kosten in ihrer Höhe in der Grafik ergänzt.VI) Nun wird die Dauer zur Entdeckung des Fehlers mit Pfeilen dargestellt.

Insofern der Fehler bis zum Kunden gelangt, tragen Sie in der Spalte „durchgehend“ ja ein und zeichnen Sie den Pfeil über den letzten Prüfschritt hinaus.

Nun erkennen Sie wie wahrscheinlich es ist das bestimmte Fehler auftreten und wie wahrscheinlich diese entdeckt werden und wann. Außerdem lassen sich nun die Anzahl fehlerhafter Einheiten bestimmen. Folglich ist mit hoher Wahrscheinlichkeit bekannt wie viel Zeit und Kosten in Nacharbeit investiert werden muss.

 

Sollten Sie nicht genügend Zeit haben, um ihre Unternehmensprozesse zu analysieren und zu verbessern oder eine externe Meinung benötigen, dann verlassen sie sich auf Profis – wie uns… accompana Unternehmensberatung – wir begleiten Sie bei der Einführung eine Fehler-Prozess-Matrix!

Seien Sie auch bei dem nächsten Blog, der Serie Prozesse dabei um zu erfahren wie sie eine sinnvolle Prozessbeschreibung erstellen!

 


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Keine Schwachstellen? – Visualisieren Sie Ihre Prozesse

Werkzeug –

Unternehmensprozesse sind meist durch viele Unterprozesse charakterisiert. Diese Unterprozesse sind die Grundlage einer vollständigen Prozessvisualisierung des Endprozesses. Um Prozesse generell verbessern zu können müssen diese Unterprozesse bekannt sein. Nur dann ist es möglich, die Prozesse im Unternehmen effizienter gestalten zu können. Auch wenn dies zunächst ein enormer Arbeitsaufwand ist, können sich enorme Verbesserungspotenziale entwickeln. Die Feststellung der Unterprozesse bedarf der Kenntnis welche Prozessinhalte enthalten sind, wie der Ablauf des Prozesses ist sowie deren Reihenfolge. Zusätzlich müssen alle an dem Prozess beteiligte Mitarbeiter inhaltlich über den Gesamtprozess Bescheid wissen. Die einfachste und effektivste Möglichkeit stellt hierbei eine Prozessvisualisierung durch Prozessgrafiken dar. Ein inhaltliches Verständnis des Prozesses kann im Bedarfsfall, durch eine Visualisierung schnell und präzise vermittelt werden.

I) Prozessvisualisierung: Visualisieren Sie die Arbeitsprozesse Ihrer Mitarbeiter

Fehler am Arbeitsplatz lassen sich oftmals auf irrationales menschliches Verhalten zurückführen. Menschen machen immer Fehler, bei der Arbeitsablaufvisualisierung geht es vielmehr darum Fehler zu erkennen und Prozesse im Ablauf untereinander zu verbessern. Um Schwachstellen eines Arbeitsplatzes aufzuspüren müssen alle Bewegungen in ihrer exakten Reihenfolge abgebildet werden. Die Länge der Pfeile gibt die etwaige Entfernung vom Arbeitsplatz zum jeweiligen Arbeitsbereich wieder. Im Beispiel wäre eine Optimierung zwischen Schritt 4-7 möglich, da der Mitarbeiter seine Werkzeuge ablegt, neue Arbeitsmaterialien besorgt, Werkzeuge wiederaufnimmt und zu Maschine B geht.

 

II) Prozessvisualisierung: Visualisieren Sie Ihre Materialflüsse

In der nächsten Prozessgrafik sind die Materialströme ebenfalls in ihren maßstäblichen Abständen und deren Reihenfolge abgebildet. In diesem Beispiel sind Optimierungen nicht ersichtlich da die Reihenfolge der Ströme auf dem kürzesten Weg erfolgt.

Wie im Beispiel ersichtlich ist, kann Optimierungsbedarf entweder aus Arbeitsprozessen oder aus Materialströmen offengelegt werden. Der Idealfall für zukünftige schlanke sowie effiziente Prozesse liegt vor, wenn in beiden Prozessarten Verbesserungen durchgeführt werden können. Natürlich sind diese Analysen sehr zeitaufwendig, allerdings zahlen sich Prozessverbesserungen in den meisten Fällen aus. Sollten Sie nicht genügend Zeit haben, um ihre Unternehmensprozesse zu analysieren und zu verbessern oder eine externe Meinung benötigen, dann verlassen sie sich auf Profis – wie uns… accompana Unternehmensberatung – wir begleiten Sie in der Prozessvisualisierung!

Seien Sie auch bei dem nächsten Blog der Serie Prozesse dabei um ihre Unternehmensprozesse kontinuierlich zu verbessern!

 

 


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