So erkennen Sie Brüche im Ablauf

Werkzeug –


Um Prozesse verbessern zu können, müssen Sie Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Ergebnissen ermitteln. Daher ist es notwendig Prozessbrüche in Ihren Abläufen zu erkennen. Wie Sie das machen erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag.

Betrachten Sie einen Gesamtprozess und ermitteln eine Soll-Ist-Abweichung im Endergebnis, dann wissen Sie das ein Bruch vorhanden ist. Allerdings ist die Lokalisierung des Bruches in dieser Art und Weise nicht möglich. Die Lokalisierung und Eliminierung von Brüchen kann nicht nur Prozesse verbessern, es ist auch zwingend notwendig um ganzheitliche Prozesse langfristig erfolgreich zu optimieren.

Soll beispielsweise ein oder mehrere bestehende IT-Systeme durch ein neuartiges verbessertes System ersetzt werden, müssen dafür die Prozesse analysiert, auf ihre Übertragbarkeit geprüft und an das neue System angepasst werden. Dafür müssen die Brüche zwischen der alten und der angestrebten Prozesssituation analysiert werden. Dafür gehen Sie wie folgt vor:

  1. Ermitteln Sie welche Prozesse betroffen sind!
  2. Sind Beschreibungen der Prozesse vorhanden? Falls nein, ermitteln Sie die notwendigen Faktoren.
  3. Listen Sie die Ist-Situationen der Unterprozesse in einer Tabelle auf.
  4. Nun kennen Sie die Ist-Situation Ihres Gesamtprozesses.
  5. Soll nun eine Umstellung des Prozesses erfolgen, dann stellen Sie die Sollwerte der Ist-Situation in der Tabelle gegenüber.
  6. Differenzen (Prozessbrüche) zwischen Ist und Soll lokalisieren Sie in einer extra Spalte.

Das nachfolgende Beispiel stellt die Ist-Situation des Prozesses vom Auftrag des Kunden bis zur Fakturierung dar. Hier liegen Brüche insbesondere durch die zweiseitige Verwendung von Papier- und digitalen Dokumenten vor. Diese zweiseitige Verwendung kostet nicht nur Zeit sondern minimiert auch den mobilen Zugriff auf die Daten. Daher sollte im Zuge einer Prozessverbesserung eine Lösung für dieses Problem gesucht werden.

Weitere Beispiele für Prozessbrüche können folgende sein:

  • Manuelle Verbuchung im Zahlungsverkehr
  • Keine mitlaufende Liquiditätsplanung
  • Dokumentation in Papierformat & unstrukturierte Form
  • Mehrere Kommunikationssysteme/Kalender

Sollten Sie nicht genügend Zeit haben, um ihre Unternehmensprozesse zu analysieren und zu verbessern oder eine externe Meinung benötigen, dann verlassen sie sich auf Profis – wie uns… accompana Unternehmensberatung – wir begleiten Sie bei der Erkennung von Prozess- und Systembrüchen!

Seien Sie auch bei dem nächsten Blog, der Serie Prozesse dabei um zu erfahren welche Prozesskennzahlen die wirksamsten sind!


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