So erstellen Sie eine sinnvolle Prozessbeschreibung

Werkzeug –


Jeder Prozess im Unternehmen sollte in irgendeiner Weise aufgezeichnet werden. Insofern ist es insbesondere bei Prozessverbesserungen sowie bei der Beseitigung von Qualitätsmängeln notwendig solche Aufzeichnungen zu besitzen. Daher empfehlen wir unseren Kunden die Erstellung einer Prozessbeschreibung, nach einem bestimmten Muster für alle Produktionsprozesse. Diese Beschreibungen schaffen Transparenz sowie Verständnis für Prozesszusammenhänge und erzeugen Qualität in der Ausführung. Alle involvierten Mitarbeiter werden bei der Erstellung der Beschreibungen zwingend beteiligt. Dies führt zu einer praxisnahen Beschreibung und fördert die Akzeptanz der Mitarbeiter durch ihre Selbstbeteiligung. Die Beschreibungen müssen regelmäßig auf ihre Aktualität überprüft werden. Die Verwendung eines standardisierten Musters ermöglicht es dabei auch neue Prozesse schneller erfassen zu können.

Im ersten Schritt muss festgelegt werden, für was die Prozessbeschreibungen verwendet werden. Wird eine Modellierung für eine Strategische Analyse und Planung benötigt, dann reichen allgemeine Beschreibungen der Prozesse. Wird eine Modellierung für eine Prozessverbesserung benötigt, dann müssen Prozesse detailliert beschrieben werden (z. B. IT-gestützte Automatisierung von Prozessen).

Erstellung Prozesskette – Kundenbestellung

Erstellung Prozessbeschreibung – Kundenbestellung

Bevor die einzelnen Prozesse beschrieben werden, muss der zweck der Arbeitsanweisung festgelegt werden. Im Falle für dieses Beispiel ist der Zweck die Beschreibung der Prozesskette von der Kundenbestellung bis zur Auslieferung.

1) Der Kunde gibt eine Bestellung ab (E-Mail, Online-Shop).

2) Überprüfung der Bestellung auf ihre Vollständigkeit, sowie der Solvenz des Kunden.

3) Überprüfung der entsandenen Unklarheiten.

4) Liegt die Ware der Bestellung auf dem Lager?

5) Gegebenenfalls Bestellung nicht vorhandener Waren.

6) Kommisionierung der Waren.

7) Fakturierung des Auftrages sowie Rechnungserstellung.

8) Vorbereitung & Durchführung der Lieferung.

Zuordnung der Verantwortlichkeiten – Kundenbestellung

Im letzten Schritt werden den einzelnen Prozessen die Personen zugeordnet die verantwortlich sind. So dass die fertige Prozessbeschreibung wie folgt aussieht:

Im Zuge einer Optimierung könnte beispielsweise die Lagerüberprüfung (4) eliminiert werden und eine automatische Überprüfung während der Bestellung durchgeführt werden. Daraus resultiert eine schnellere Bestellung fehlender Waren, wobei die Kundenzufriedenheit gesteigert wird. Ebenso kann der Solvenzcheck des Kunden entfallen (2), der von nun an während des Bestellprozesses durchgeführt wird.

Sollten Sie nicht genügend Zeit haben, um ihre Unternehmensprozesse zu analysieren und zu verbessern oder eine externe Meinung benötigen, dann verlassen sie sich auf Profis – wie uns… accompana Unternehmensberatung – wir begleiten Sie bei der Erstellung einer sinnvollen Prozessbeschreibung!

Seien Sie auch bei dem nächsten Blog, der Serie Prozesse dabei um zu erfahren welche Prozesse als erstes verbessert werden sollten!

 


„PRAGMATISCH.
AN IHRER SEITE.“

Strategisch und umsetzungsstark