Null-Fehler-Toleranz bei der Maßnahmenumsetzung

– Theorie


Fehler passieren in jedem Unternehmen, allerdings kosten diese Zeit und Geld. Menschen machen Fehler, diese können allerdings auch dazu anregen Innovationen zu generieren. Die Fehlerkultur eines Unternehmens ist also eine Art Voraussetzung für Change Management. Doch insbesondere bei strategischen Neuausrichtungen können Fehler gefährlich für das Unternehmen sein. Daher ist es nicht nur wichtig eine Strategie im Vorhinein festzulegen, die Ziele eindeutig zu formulieren, die Umsetzung zu planen und Kontrollmaßnahmen einzuführen, denn dann ist die Wahrscheinlichkeit des Auftretens von Fehlern geringer, wenn die festgelegten Maßnahmen umgesetzt werden.

Wandel der Fehlerkultur – Kriterien:

Fehler entstehen überall da wo gearbeitet wird, wiederholen sollten diese sich aber nicht. Dies erfordert eine Veränderung der Unternehmenskultur, die top-down etabliert werden muss, um Fehler in der Maßnahmenumsetzung zu vermeiden. Daher muss eine neue Fehlerkultur eingeführt werden, diese lässt sich anhand der folgenden drei wichtigen Kriterien festmachen:

Nur wenn Sie durch eine veränderte Sichtweise auf bestehende Fehler reagieren, können Sie Fehler die Sie einmal begangen haben vermeiden. Insbesondere bei der Implementierung neuartiger Maßnahmen z. B. wenn Sie die strategische Ausrichtung Ihres Unternehmens verändern wollen, können Fehler starken Einfluss auf die Zielerreichung haben. Neben einer anderen Denkweise über Fehler, müssen Sie bisherige Fehler erfassen und analysieren. Dafür ist es ratsam Fehlerkategorien zu erstellen die sich beispielsweise in persönliche, sachliche, intern und extern erkannte Fehler unterteilen.

Das effizienteste Verfahren um mit Fehlern professionell umzugehen, ist die Verwendung geeigneter Werkzeuge. Etablieren Sie ein Fehlermeldesystem, mit dem Mitarbeiter aufgetretene Fehler in einen Datenpool eingeben. Dabei sollte der Mitarbeiter sich auch Gedanken über die Ursache der Fehlerentstehung machen. Der Verantwortliche sollte festlegen welche ähnlichen Fehler gemacht werden, was die wirkliche Ursache ist, und wie der Idealzustand erreicht werden kann. Final sollten Sie Korrekturmaßnahmen erstellen die die Vermeidung des gleichen Fehlers in der Zukunft sicherstellen.

Sollten Sie nicht genügend Zeit haben, um ihre Geschäftsentwicklung voranzutreiben oder eine externe Meinung benötigen, dann verlassen sie sich auf Profis – wie uns… accompana Unternehmensberatung – wir begleiten Sie bei der Änderung Ihrer Fehlerkultur!


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So erkennen Sie Brüche im Ablauf

Werkzeug –


Um Prozesse verbessern zu können, müssen Sie Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Ergebnissen ermitteln. Daher ist es notwendig Prozessbrüche in Ihren Abläufen zu erkennen. Wie Sie das machen erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag.

Betrachten Sie einen Gesamtprozess und ermitteln eine Soll-Ist-Abweichung im Endergebnis, dann wissen Sie das ein Bruch vorhanden ist. Allerdings ist die Lokalisierung des Bruches in dieser Art und Weise nicht möglich. Die Lokalisierung und Eliminierung von Brüchen kann nicht nur Prozesse verbessern, es ist auch zwingend notwendig um ganzheitliche Prozesse langfristig erfolgreich zu optimieren.

Soll beispielsweise ein oder mehrere bestehende IT-Systeme durch ein neuartiges verbessertes System ersetzt werden, müssen dafür die Prozesse analysiert, auf ihre Übertragbarkeit geprüft und an das neue System angepasst werden. Dafür müssen die Brüche zwischen der alten und der angestrebten Prozesssituation analysiert werden. Dafür gehen Sie wie folgt vor:

  1. Ermitteln Sie welche Prozesse betroffen sind!
  2. Sind Beschreibungen der Prozesse vorhanden? Falls nein, ermitteln Sie die notwendigen Faktoren.
  3. Listen Sie die Ist-Situationen der Unterprozesse in einer Tabelle auf.
  4. Nun kennen Sie die Ist-Situation Ihres Gesamtprozesses.
  5. Soll nun eine Umstellung des Prozesses erfolgen, dann stellen Sie die Sollwerte der Ist-Situation in der Tabelle gegenüber.
  6. Differenzen (Prozessbrüche) zwischen Ist und Soll lokalisieren Sie in einer extra Spalte.

Das nachfolgende Beispiel stellt die Ist-Situation des Prozesses vom Auftrag des Kunden bis zur Fakturierung dar. Hier liegen Brüche insbesondere durch die zweiseitige Verwendung von Papier- und digitalen Dokumenten vor. Diese zweiseitige Verwendung kostet nicht nur Zeit sondern minimiert auch den mobilen Zugriff auf die Daten. Daher sollte im Zuge einer Prozessverbesserung eine Lösung für dieses Problem gesucht werden.

Weitere Beispiele für Prozessbrüche können folgende sein:

  • Manuelle Verbuchung im Zahlungsverkehr
  • Keine mitlaufende Liquiditätsplanung
  • Dokumentation in Papierformat & unstrukturierte Form
  • Mehrere Kommunikationssysteme/Kalender

Sollten Sie nicht genügend Zeit haben, um ihre Unternehmensprozesse zu analysieren und zu verbessern oder eine externe Meinung benötigen, dann verlassen sie sich auf Profis – wie uns… accompana Unternehmensberatung – wir begleiten Sie bei der Erkennung von Prozess- und Systembrüchen!

Seien Sie auch bei dem nächsten Blog, der Serie Prozesse dabei um zu erfahren welche Prozesskennzahlen die wirksamsten sind!


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Strategische Kontrolle & Planung – Unternehmensausrichtung

– Theorie


Strategische Veränderungen im Unternehmensumfeld müssen sorgsam geplant werden um die gesetzten Ziele zu erreichen. Dennoch ist eine noch so gute Planung nicht zwangsläufig ein Erfolgsgarant, wenn die Umsetzung nicht kontrolliert wird. Daher umfasst dieser Blog-Eintrag die strategische Kontrolle und Planung von Unternehmen und ihren strategischen Projekten.

Die Grundlage einer Planung ist die Festlegung eine Strategie in Verbindung mit Zielen die erreicht werden sollen. Lesen Sie dazu den Blogeintrag Strategische Unternehmensausrichtung. Nachdem eine Strategie festgelegt wurde, kann erst die Planung erfolgen, hierbei werden zielgerichtete Tätigkeiten festgelegt die von Mitarbeitern durchgeführt werden sollen. Die Planung dient dabei einen Rahmen zu bilden, welche Mittel zur Verfügung stehen, wer Verantwortung trägt und wann die Ziele erreicht werden sollen. Dabei sollte die Planung von der Strategie nicht losgelöst betrachtet werden, sondern Hand in Hand übergehen. Die Strategieentwicklung ist folglich ein Grundbaustein einer detaillierten Planung, welche Analyseergebnisse zur Situation des Unternehmens, Marktes und externen Bedingungen erfordert.

Neben der Strategiefindung und Planung ist es eminent wichtig den bisherigen Weg und die Endresultate auf ihre Zielwirkung zu kontrollieren. Zeigt eine festgelegte Strategie nicht die gewünschte Wirkung kann dies verschiedene Ursachen haben. Die Strategie kann fehlerhaft sein, die Umsetzung unterliegt Problemen, oder die Annahmen waren unrealistisch. Insbesondere unrealistische Annahmen können durch die Formulierung von strategischen Zielen durch die SMART-Methode beseitigt werden.

Kontrollmöglichkeiten – Strategische Kontrolle:

Es gibt drei wesentliche Kontrollmöglichkeiten, die im Folgenden visualisiert sind. Mithilfe dieser Kontrollmöglichkeiten und der Nutzung einer Balanced Scorecard bzw. strukturierten Fragenkatalogen lassen sich Zwischenergebnisse und Endresultate auf den Stand der Implementierung überprüfen.

 

Sollten Sie nicht genügend Zeit haben, um ihre Geschäftsentwicklung voranzutreiben oder eine externe Meinung benötigen, dann verlassen sie sich auf Profis – wie uns… accompana Unternehmensberatung – wir begleiten Sie bei der Gewinnung von Neukunden!

Seien Sie auch bei dem nächsten Blog, der Serie Geschäftsentwicklung dabei um zu erfahren wie Sie Ihr Unternehmen strategisch ausrichten!


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Der Kreislauf einer Prozessoptimierung

– Theorie


Prozessoptimierung reduziert nicht nur Kosten, Optimierungen können ebenfalls die Mitarbeitermotivation und -bindung verbessern. Allerdings benötigen Optimierungen Struktur, Akzeptanz und daher den Einsatz von Überzeugungskraft um diese Effekte gemeinsam erreichen zu können. Denn ohne die Akzeptanz der Mitarbeiter werden Projekte zur Prozessoptimierung erschwert. Verfolgen Sie diese fünf Schritte um den Ablauf einer Prozessoptimierung ohne Komplikationen durchführen zu können und einen geschlossenen Kreislauf zu erschaffen:

  1. Der Beginn eines Prozessoptimierungsprozesses kann Ihr Mitarbeiter sein, der eine Idee als Experte seiner Arbeit entwickelt hat. Um Ihren Mitarbeiter weiter einzubinden und sein Expertenwissen zu nutzen, lassen Sie ihn unter Ihrer Führung eine Dokumentation der Optimierung erstellen.
  2. Im nächsten Schritt beseitigen Sie Unklarheiten durch die Zusammenarbeit mit Ihrem Mitarbeiter. Nun sind sie in der Lage Ihre Optimierung eindeutig und effizient beschreiben zu können.
  3. Für die weitere Planung, müssen die benötigten Ressourcen festgelegt werden, die zukünftige Qualitätsveränderung bekannt sein sowie die Kenntnis über zu eliminierende Schnittstellen vorhanden sein. Die Reduktion von Schnittstellen vermindert das Fehlerpotenzial. Beachten Sie jedoch den finanziellen Einsatz für die Optimierung und stellen die errechnete Ertragssteigerung dem gegenüber.
  4. Die Durchsetzung der Optimierung erfordert immer eine Rücksprache mit den Verantwortlichen. Die Akzeptanz aller Beteiligten kann nur durch die gezielte Kommunikation der geplanten Prozessverbesserungen erreicht werden.
  5. Nun können Sie problemlos Ihre Optimierung umsetzen. Achten Sie hierbei darauf, dass alle betroffenen Mitarbeiter über die Umsetzung bescheid wissen. Dabei ist es ratsam den Ideengeber vor den Mitarbeitern zu würdigen, um auch hier eine Akzeptanzsteigerung bei den Beteiligten hervorzurufen.

Der Kreislauf einer Prozessoptimierung:

 

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Seien Sie auch bei dem nächsten Blog, der Serie Prozesse dabei um zu erfahren wie Prozessbrüche erkannt werden können!


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Ziele SMART formulieren

Werkzeug –


Warum Ziele schriftlich fixieren?

Jedes Unternehmen braucht und hat Ziele, dabei reicht eine klare Zielsetzung und die Benennung von Zielen nicht aus. Es ist enorm wichtig, Ziele schriftlich zu fixieren. Zahlreiche Studien belegen das das fixieren von Zielen zu besseren Ergebnissen führt. Durch das Festhalten rücken die Ziele in das Bewusstsein vor, außerdem befassen Sie sich tiefgründiger mit den Zieldetails.Weiterhin entstehen durch die Zielfestsetzung bereits erste Gedanken und Ideen inwiefern die Ziele erreicht werden können. Diese drei Faktoren würden entfallen bzw. nicht in diesem Ausmaß durchgeführt werden, würden die Ziele nur gedanklich festgehalten werden. Die Energie und Innovationskraft des Unternehmens kann folglich zielgerichtet genutzt werden und es entsteht eine Fokussierung auf etwas Neues bzw. Bestimmtes. Werden diese Ziele dann noch SMART formuliert, steht einer erfolgreichen Zielerreichung nicht mehr viel entgegen.

Formulierung von SMART Zielen:

Ziele werden oftmals, in der unternehmerischen Realität, nicht SMART formuliert. Dennoch sollten Ziele eindeutig formuliert werden, um unterschiedliche Interpretationsmöglichkeiten im Vorhinein beseitigen zu können. Ziele sind Ergebnisse, die nicht den Weg aufzeigen, sondern das Endresultat. Nachdem die Ziele aufgestellt wurden wird der Weg dahin ermittelt, welche Aufgaben, Tätigkeiten, Abläufe und Prozesse notwendig sind um das Ziel zu erreichen.

Insbesondere bei strategischen Neuausrichtungen sollten konkrete Ziele, aufgrund ihrer Langfristigkeit, vereinbart werden. Je nach Umfang der Neustrukturierung sollten Sie bspw. 2-3 qualitative und 4-5 quantitative Ziele festlegen die das Endergebnis der strategischen Unternehmensausrichtung beschreiben. Auch hier gilt realistische Ziele für die Zukunft zu setzen, auch wenn diese Ziele durch ihre Langfristigkeit und durch äußere Einflüsse stärker beeinflusst sind.


Beispiele für qualitative Ziele

Beispiele für quantitative Ziele

Marktposition, Marktanteil, Umsatzziel, Break-Even-Zeitpunkt, Gewinnvorgabe, Margenziel

Image, Umweltstandards, Mitarbeiterzufriedenheit, Kundenbindung, Kundenzufriedenheit


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Null-Fehler-Toleranz – Welche Prozesse verbessere ich als Erstes?

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Null-Fehler-Toleranz bedeutet alle Fehler die in einem Unternehmen/Prozess vorhanden sind, irgendwann zu beseitigen. Insbesondere bei Prozessen mit hohem Fehlerpotenzial kann es schwierig sein, festzulegen welche Fehler zuerst beseitigt werden sollen. Auch hier gilt das Prinzip „möglichst schnell einen messbaren Erfolg zu generieren“. Wählen sie daher zunächst nur Projekte aus, die einfach realisierbar sind und hohes Erfolgspotential versprechen. Insbesondere der Erfolgsdruck kann somit minimiert werden, um folglich die Fortsetzung der Optimierung garantieren zu können. Aber um diese Projekte erkennen zu können, bedarf es einer Analyse die mit den folgenden drei Schritten näher erläutert wird.

Vorgehensweise nach der Null-Fehler-Toleranz Methode

  1. Zunächst müssen alle Prozesse identifiziert werden, die in Zukunft optimiert werden sollen. Danach können die Kosten gemessen werden, die die fehlerhaften Prozesse verursachen. Diese Kosten können zum Beispiel aufgrund von Abweichungen, Rückrufen, Mitarbeitervorschlägen oder Reklamationen ermittelt werden.
  2. Im nächsten Schritt erstellen Sie ein Schema in dem Sie Ihre Projekte nach ihrem Realisierungs- und Verbesserungspotential einordnen. Beachten Sie dabei an welcher Stelle hohe Kosten durch Abweichungen entstehen, die Kundenzufriedenheit beeinflusst wird und genügend Fachkräfte für die Projektumsetzung zur Verfügung stehen.
  3. Der letzte Schritt umfasst die Darstellung des Prozesses, in den meisten Fällen sind bereits Prozess-Handbücher vorhanden, allerdings entstehen von Zeit zu Zeit Abweichungen die in den alten Dokumentationen nicht vorhanden sind, darüber hinaus bestehen meist Unterschiede zwischen theoretischer und praktischer Umsetzung. Daher sollten die dokumentierten Prozesse an die Realität angepasst und aktualisiert werden. Die beste Möglichkeit von Dokumentationen sind Visualisierungen, bei denen die Prozesse und Einflussfaktoren abgebildet werden, um folglich Fehler erkennen zu können.

Sollten Sie nicht genügend Zeit haben, um ihre Unternehmensprozesse zu analysieren und zu verbessern oder eine externe Meinung benötigen, dann verlassen sie sich auf Profis – wie uns… accompana Unternehmensberatung – wir begleiten Sie bei der Prozessoptimierung!

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Strategische Unternehmensausrichtung – Fokus: Stärkenorientierung!

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Eine klare Definition der Unternehmensstrategie erfordert Zeit, dies kann neben dem Tagesgeschäft zu einem zeitlichen Engpass führen. Bedenken Sie das der langfristige Erfolg über einem kurzfristigen Erfolg steht. Ein sich dynamisch wandelndes Marktumfeld kann schnell dazu führen das erfolgreiche Produkte durch innovative Konzepte ersetzt werden. Setzten Sie Ihren Unternehmenserfolg nicht aufs Spiel, nur weil Sie keine strategischen Vorbereitungen getroffen haben! Um herauszufinden ob Ihre bisherige Unternehmensausrichtung noch erfolgsversprechend ist oder eine Neuausrichtung notwendig ist, müssen Sie Ihre aktuelle Marktposition analysieren. Darüber hinaus erlangen Sie Informationen ob Ihre Strategie nachhaltig ist, Sie Ihre Zielkunden ansprechen, Ihre Zielsetzung richtig ist und wie die Umsetzung im Tagesgeschäft funktioniert. Daher bedarf es einer umfangreichen Analyse des Marktes, Ihres Unternehmens und der aktuellen Konkurrenzsituation.

Kriterien einer erfolreichen Unternehmensausrichtung:

Sollten Sie feststellen das Ihre strategische Ausrichtung nicht mehr mit Ihren Erwartungen übereinstimmt, beginnen Sie damit ein neues strategisches Konzept zu erstellen. Mit der Analyse der Ist-Situation haben Sie bereits die Grundlage für eine Neuausrichtung gelegt. Nun sollte der Fokus darin liegen, festzustellen wohin Sie mit Ihrem Unternehmen wollen um eine Vision eine langfristige Strategie zu entwickeln. Der Fokus einer Neuausrichtung sollte darin liegen, sich vom Markt zu differenzieren, durch qualitativ hochwertigere Produkte, Serviceleistungen etc. Finden Sie Ihre Differenzierung in dem Sie sich auf Ihre Stärken und den Bedürfnissen potenzieller Kunden konzentrieren. Noch mehr Informationen bezüglich einer Neuausrichtung finden Sie zudem in unserer Blog-Reihe „Marktpositionierung“. Lernen Sie bspw. wie Sie das Umfeld analysieren und Ihre Stärken herausfinden um potenziellen Kunden einen Mehrwert liefern zu können!

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So erstellen Sie eine sinnvolle Prozessbeschreibung

Werkzeug –


Jeder Prozess im Unternehmen sollte in irgendeiner Weise aufgezeichnet werden. Insofern ist es insbesondere bei Prozessverbesserungen sowie bei der Beseitigung von Qualitätsmängeln notwendig solche Aufzeichnungen zu besitzen. Daher empfehlen wir unseren Kunden die Erstellung einer Prozessbeschreibung, nach einem bestimmten Muster für alle Produktionsprozesse. Diese Beschreibungen schaffen Transparenz sowie Verständnis für Prozesszusammenhänge und erzeugen Qualität in der Ausführung. Alle involvierten Mitarbeiter werden bei der Erstellung der Beschreibungen zwingend beteiligt. Dies führt zu einer praxisnahen Beschreibung und fördert die Akzeptanz der Mitarbeiter durch ihre Selbstbeteiligung. Die Beschreibungen müssen regelmäßig auf ihre Aktualität überprüft werden. Die Verwendung eines standardisierten Musters ermöglicht es dabei auch neue Prozesse schneller erfassen zu können.

Im ersten Schritt muss festgelegt werden, für was die Prozessbeschreibungen verwendet werden. Wird eine Modellierung für eine Strategische Analyse und Planung benötigt, dann reichen allgemeine Beschreibungen der Prozesse. Wird eine Modellierung für eine Prozessverbesserung benötigt, dann müssen Prozesse detailliert beschrieben werden (z. B. IT-gestützte Automatisierung von Prozessen).

Erstellung Prozesskette – Kundenbestellung

Erstellung Prozessbeschreibung – Kundenbestellung

Bevor die einzelnen Prozesse beschrieben werden, muss der zweck der Arbeitsanweisung festgelegt werden. Im Falle für dieses Beispiel ist der Zweck die Beschreibung der Prozesskette von der Kundenbestellung bis zur Auslieferung.

1) Der Kunde gibt eine Bestellung ab (E-Mail, Online-Shop).

2) Überprüfung der Bestellung auf ihre Vollständigkeit, sowie der Solvenz des Kunden.

3) Überprüfung der entsandenen Unklarheiten.

4) Liegt die Ware der Bestellung auf dem Lager?

5) Gegebenenfalls Bestellung nicht vorhandener Waren.

6) Kommisionierung der Waren.

7) Fakturierung des Auftrages sowie Rechnungserstellung.

8) Vorbereitung & Durchführung der Lieferung.

Zuordnung der Verantwortlichkeiten – Kundenbestellung

Im letzten Schritt werden den einzelnen Prozessen die Personen zugeordnet die verantwortlich sind. So dass die fertige Prozessbeschreibung wie folgt aussieht:

Im Zuge einer Optimierung könnte beispielsweise die Lagerüberprüfung (4) eliminiert werden und eine automatische Überprüfung während der Bestellung durchgeführt werden. Daraus resultiert eine schnellere Bestellung fehlender Waren, wobei die Kundenzufriedenheit gesteigert wird. Ebenso kann der Solvenzcheck des Kunden entfallen (2), der von nun an während des Bestellprozesses durchgeführt wird.

Sollten Sie nicht genügend Zeit haben, um ihre Unternehmensprozesse zu analysieren und zu verbessern oder eine externe Meinung benötigen, dann verlassen sie sich auf Profis – wie uns… accompana Unternehmensberatung – wir begleiten Sie bei der Erstellung einer sinnvollen Prozessbeschreibung!

Seien Sie auch bei dem nächsten Blog, der Serie Prozesse dabei um zu erfahren welche Prozesse als erstes verbessert werden sollten!

 


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